10 Preguntas y Respuestas sobre Administración de Proyectos

1. Define el concepto de Alineación Estratégica de la T.I. con el negocio y explica su importancia: Es parte del proceso de planeación estratégica que se enfoca en garantizar el vínculo entre los planes de las Entidades de Gobierno Empresarial y los planes del Área de TI. Su importancia se deriva que esta alineación estratégica es el proceso continuo para definir, mantener y validar la Propuesta de Valor de TI, y su segundo objetivo es enfocar las operaciones de TI con las operaciones de la organización.
2. Explica cuál puede ser el impacto económico de una a) adecuada e b) inadecuada alineación de la T.I. con el negocio: a) Principalmente se tendrá el patrocinio adecuado para el portafolio de proyectos y estrategias de TI para generar valor de negocio a la organización. Y se demostrara el valor de TI mediante el proceso de Gobierno y Control del área. b) Esta organización mostraría que el presupuesto de TI se dedicaría a “Apagar Fuegos” y seria “Reactivo” para cubrir las necesidades inmediatas de soporte de TI para la Organización. No existiría un patrocinio adecuado para grandes proyectos de implementación de Arquitectura Empresarial.
3. ¿De qué manera puede el área de T.I. dirigir proyectos alineados a los objetivos organizacionales? Se deberá implementar un proceso ágil de administración de proyectos con una correcta justificación del valor de negocio de los proyectos (Caso de Negocio, Administración de Requerimientos, Administración de Riesgos, Arquitectura Empresarial y Métricas de Gobierno de TI).
4. Describe un ejemplo de proyecto de T.I. que tenga una clara alineación con objetivos estratégicos del negocio (Rentabilidad, Productividad, Competitividad, etc.) Ejemplo Caso de Negocio de BPM: Evaluar el desempeño de los procesos y la madurez de la gestión de administración de procesos en términos de Alineación Estratégica, Gobierno, Métodos, Tecnologías de Información, Personas y Cultura. Desarrollar la solución de BPM y su plan de implementación. Identificar los indicadores clave sobre los beneficios y elaborar su retorno de inversión. Estos indicadores se deben plantear en términos de la Eficiencia, Visibilidad y Agilidad. (ROI del BPM),
5. Señala los aspectos principales a tomar en cuenta para que la T.I. habilite un proceso clave del negocio. El primer paso para alinear los proyectos de TI con los objetivos estratégicos de la empresa, seria la definición adecuada de los objetivos, priorización y clasificación utilizando terminología SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Reales y Temporales). Una vez definidos, se puede modelar con BPM la Estructura de Metas, y se definen los procesos clave para su realización. Y al final se desglosa en un portafolio de proyectos de TI con su correcta alienación a los objetivos estratégicos organizacionales para la automatización de los proyectos clave (que apliquen), y se define presupuesto en relación de esta clasificación y priorización.
6. Describe la relación entre los tres principales aspectos de la administración de un proyecto (tiempo, costo, alcance) y su impacto en la calidad del mismo. Esta relación se conoce como la triple restricción, y se refiere a dependencia directa que existe entre el tiempo asignado para realizar un proyecto dado cierto alcance en un costo definido, y si se modifica alguna de las variables del proyecto, esto afecta a las dos variables dependientes (por eso se representa con un triangulo), y comúnmente la cuarta variable que se representa como un vector que surge del triangulo es la calidad, de igual forma dependiente de las demás variables del proyecto.
7. Explica por qué la administración de proyectos puede/debe apoyarse en un marco de referencia como el propuesto por el PMI. El marco de referencia de PMI o PRINCE2 debe implementarse y configurarse en organizaciones que busquen la alineación estratégica para obtener los siguientes beneficios: Mayor cumplimiento de expectativas de todos los involucrados y patrocinadores, mejor predicción de resultados y mejor manejo de riesgos, mejores relaciones entre los involucrados, información veraz y oportuna, estandarización de procedimientos, capitalización de aprendizajes, agilidad en tiempos de respuesta, agilidad en inducción para los nuevos miembros del equipo, mejoras en la calidad y su aseguramiento, menor burocracia, mayor integración dentro de y entre los equipos, agilidad en tiempo de ejecución, ahorros en costos, mayor compromiso con los resultados, y gobierno de los proyectos.
8. El artículo “Effective Project Management Efforts Have Business Goals Attached” menciona que se debe tener un “Business Case”.  ¿A qué se refiere y cuál es la importancia de este aspecto? El autor refiere al acrónimo BASIC (Caso de Negocio, Asignación de Responsabilidades, Métricas de Éxito, Impacto en otros Proyectos y Comunicación) como elementos que debe contar un CIO para la administración mínima de proyectos. El principal elemento de la Administración de Proyectos es el Caso de Negocio, en el se define el enunciado de alcance del proyecto (objetivo principal) y se constituye los participantes, recursos y patrocinadores del proyecto.
9. Menciona las etapas en el ciclo de vida o “grupos de proceso” que sugiere el PMBoK y explica la importancia de gestionarlas adecuadamente. Los grupos de proceso son: Inicio, Planeación, Ejecución, Monitoreo – Control y Cierre. Las aéreas de conocimiento son: Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicación, Riesgos y Adquisiciones. La gestión adecuada, indica cuales son los entregables y actividades principales para realizarlos por cada fase (critico identificar cuáles son los entregables hitos por fase), y asignando la responsabilidad por área de conocimiento. Esta relación en conjunto se conoce como el marco de trabajo del PMI.
10. De acuerdo con lo visto hasta ahora en la materia, ¿cómo puede la administración de proyectos apoyar para que un proyecto específico de T.I. esté verdaderamente alineado con el negocio? Las herramientas que prefiero para verificar la alineación estratégica de los proyectos de TI, seria COBIT, en particular ValIT y RiskIT, las cuales permiten evaluar sistemáticamente los proyectos de TI, y gobernar los Riesgos de estos proyectos. Factores que son críticos para el éxito de los proyectos de TI.