Como identificar un proyecto con riesgo de fracaso

Las estadísticas del artículo son muy interesantes y bastante reales sobre los proyectos de TI. Y es muy importante contar con la información al día sobre la salud del proyecto. En lo personal encuentro 3 elementos críticos para el éxito o fracaso de un proyecto:

• Comunicaciones inadecuadas: Si importar que metodología o proceso se esté utilizando para controlar y administrar el proyecto, es necesario contar con un eficiente y ágil proceso de comunicaciones, con evidencia real de su realización, que genere entregables que den visibilidad del proyecto. Como mínimo contar con reuniones sino diarias, semanales de avance del proyecto, con documentación clara y concisa (minutas y reportes). Y de ser posible (dependiendo el tamaño y formalidad de la empresa) implementar un proceso automatizado con métricas reales sobre la salud del proyecto.
• Falta de Compromiso: Desde el adecuado patrocinio y financiamiento del proyecto, como el proceso de liderazgo para el continuo enfoque del equipo en los objetivos y resultados del proyecto día con día. Esto derivado de la correcta definición del alcance del proyecto y su detalle a través de la ingeniería de requerimiento.
• Riesgos desatendidos: Comúnmente en los proyectos siempre hay buenas intenciones de que estos se lleven a cabo y se concluyan exitosamente. Sin embargo, la falta de planeación y atención de los riesgos, deriva en falta de asignación temprana en los proyectos para su prevención, corrección, transferencia o eliminación. En particular con los proyectos de TI, implementar un proceso de definición, validación y actualización de arquitectura empresarial (o arquitectura de software/tecnológica, según aplique el alcance del proyecto). Permitirá la planeación e identificación de riesgos derivados de la complejidad de esta arquitectura, de esa manera se podrán asignar recursos y tomar decisiones desde el inicio del proyecto, para controlar estos riesgos.

También es importante aclarar que es posible obtener ciertos beneficios alternativos de los fracasos de los proyectos:

• Catalizador de cambios. Es posible que del fracaso, surjan elementos que indiquen aéreas de oportunidad. Lo cual pueda derivar en una implementación de procesos que permitir mejorar estas aéreas.
• Base de Conocimiento y mejores prácticas aprendidas. Este nuevo conocimiento surge de situaciones negativas, pero apoya la continua mejora y próximas implementación (tanto de proyectos como de procesos).
• Soluciones alternativas o cumplir con algunos requerimientos esperados del proyecto. Es importante medir el valor sobre aquellos requerimientos obtenidos.
• Análisis Holístico. Se recomienda realizar un análisis integral para identificar lo sucedido con el proyecto cubriendo las aéreas de TI y aéreas del Negocio, tanto las afectadas, involucradas, dependientes y participantes en el proyecto.

Portafolio de Proyectos de TI.

Definición de Portafolio de Proyectos de TI:

Project Portafolio Management (PPM) es mucho mas que ejecutar múltiples proyectos. Cada uno de los portafolios se debe enfocar en términos del negocio y su estrategia. Y la información que se integra en un portafolio debe tener valor al negocio para tomar decisiones estratégicas, incluyendo la planeación de proyectos, iniciativas o estrategias. A su vez, la ejecución de proyectos debe integrar información consolidad en tablero de indicadores sobre estas iniciativas, proyectos y estrategias.

Referencia: www.sei.cmu.edu

La solución de EPM de Microsoft, incluye la definición de estrategias o iniciativas, sus flujos de aprobación, y su realización en diversos proyectos corporativos. Incluso se puede integrar directamente a otras herramientas específicas del área de TI. Como Team Foundation Server 2010, para planear, controlar y ejecutar proyectos de desarrollo de software.

Referencia: www.microsoft.com/epm

La metodología de PRINCE2 cubre las expectativas generales de un marco de trabajo practico para controlar proyectos, y aunque no explícitamente también tiene roles para trabajar con un portafolio básico de proyectos. Ya que define una junta de administración de proyectos Project Board.

Y en contra parte PMI, define específicamente un área de trabajo como Oficina de Administración de Proyecto (PMO). Sin embargo, no define las herramientas que permitan la automatización del proceso de administración de proyectos integral, estas herramientas ofrecen los siguientes beneficios:

-          Tablero consolidado de proyectos

-          Ciclo de vida de iniciativas, estrategias y proyectos.

-          Control de Recursos Corporativos

-          Estimación y control de Financiero de proyectos.

-          Perspectivas de proyectos (enfoque financiero, reportes de avance, desviaciones)

-          Administración estandarizada de Riesgos y Problemas.

-          Control de Cambios y Seguimiento a Impacto

Referencia: www.pmi.org www.prince2.com

Algunos ejemplos generales:

Diferencias entre Portafolio de Proyectos TI, y Portafolio de Proyectos Financieros:

-          La clasificación del proyecto.

-          En los proyectos de TI, comúnmente se involucran estimaciones sobre la implementación de componentes tecnológicos, desarrollo de software, curva de aprendizaje, etc.

-          En los proyectos Financieros, las estimaciones son en general sobre evaluaciones económicas, viabilidad financiera, TCO y ROI.

-          En común los dos tipos de portafolios se enfocan en la justificación económica del proyecto en términos de valor al negocio.

-          En los proyectos de TI, se involucran recursos, actividades y responsables externos.

-          En los proyecto Financieros, se involucran propuestas que integren mecanismos de transferencia de riesgos con seguros, penalizaciones, etc.

COBIT y la Administración de Proyectos:

COBIT propone un mecanismo especifico de gobierno en los recursos de TI y relacionados. Integra tanto la metodología PMI como PRINCE2, considerando los siguientes procesos como mejores prácticas:

-          Planeación y Organización.

-          Adquisición e Implementación.

-          Entrega y Soporte

-          Monitoreo y Evaluación