Resumen sobre el articulo.
Las estadísticas muestran que a los CIOs y directivos de TI les interesa mejorar los procesos de negocio alineando las TI con el negocio. Sin embargo, esta iniciativa ya ha existido con anterioridad, pero no se ha logrado implementar completamente debido a la falta de ejecución consistente de procesos. La automatización de la Gestión de Procesos de Negocio (BPM software) puede funcionar para implementar mejores prácticas en los procesos para ejecutarlos consistentemente y repetibles. Y como tecnología es una inversión significativa que provee excelentes beneficios para el negocio, sin embargo, el valor tangible para el negocio asociado a la solución de BPM es comúnmente desconocido. El artículo demuestra que al utilizar la tecnología BPM se pueden obtener beneficios reales de la mejora de procesos de negocio. Y que BPM también puede lograr otros beneficios a diferencia de la tradicional mejora de procesos de negocio.
En general, se responden las siguientes preguntas:
¿Por qué es importante crear el caso de negocio para la tecnología BPM?
¿Cómo crear el caso de negocio para una organización en específico?
¿Qué beneficios organizacionales se logran y que valor de negocio se realiza derivado de la inversión en estrategias BPM?
Para entender estos beneficios se debe primero justificar BPM. La justificación se comprende en el aspecto de globalización, y como todas las empresas deben competir en los siguientes frentes:
Eficiencia Operacional
Intimidad con los Clientes.
Innovación de Productos y Servicios
La eficiencia en general se logra al evaluar y mejorar constantemente los procesos del negocio. Y al tener visibilidad para definir estrategias para la mejora continúa. El segundo factor crítico es la Agilidad, la agilidad empresarial se define como la respuesta dinámica en tiempo a los cambios en el mercado y proactivamente a la competencia.
En esta justificación es necesario describir como BPM puede apoyar a las necesidades del negocio. Relacionando los beneficios a la solución de información, e identificando los problemas del negocio y como son resueltos, y su retorno de inversión, valor de negocio que se produce al dedicarse al problema.
En términos de la Agilidad Empresarial, BPM apoya con un marco de documentación de procesos y su automatización en sistemas de información. Los cambios se pueden realizar desde este marco, permitiendo los cambios derivados en recursos, procesos y sistemas. Otro beneficio importante es la agilidad para llevar nuevos productos al mercado, y BPM permite que se analicen estrategias, incluso se simulen los cambios antes de liberarlos en la realidad para evaluar su impacto y beneficios.
En términos de Visibilidad, lo directivos y ejecutivos de las empresas necesitan la información para tomar decisiones en tiempo real. Sin la automatización de procesos es muy difícil contar la información real dentro de la misma ejecución de los procesos. BPM no solo provee la solución para automatizar procesos, sino también el mecanismo para monitorear su desempeño en tiempo real. Esta capacidad se deriva como un sistema integrad gerencial de toma de decisiones, con herramientas KPIs para mostrar en tableros las métricas a detalle sobre el desempeño de los procesos de negocio. Y deriva también en estadísticas sobre las métricas clave de los procesos, que pueden ser analizadas para evaluar nuevas estrategias.
Y en términos de Eficiencia, la correcta implementación del BPM puede reducir significativamente gastos y pérdidas en la organización. Al optimizar y automatizar los procesos de negocio se evitan redundancias, y se eliminan tareas manuales evitando así riesgos considerables y re-trabajos. La estadística de Gartner muestra que simplemente “making the current-state handoffs, timing and responsibilities explicit”, la productividad se mejora en 12% o mas de cómo típicamente se maneja.
Existe otra clasificación interesante sobre los beneficios en términos de la Industria donde se implemente BPM.
Industria de Consumibles.
Los siguientes son los retos en esta industria:
Crecimiento de la marca.
Excelencia operacional
Mejorar las relaciones de intercambio
BPM puede aportar beneficios al incrementar el diseño y mejora de procesos automatizados con los proveedores, e incrementando la colaboración en el proceso de intercambio comercial.
Industria de Comunicaciones.
En esta industria se presentan los siguientes retos:
Habilitando la siguiente generación de servicios
Generar negocios orientados al cliente
Transformarse en una arquitectura basada en información
Mejorar el control de costos y cumplimiento
BPM principalmente permite convertirse en una empresa ágil que genere procesos que puedan rápidamente facturarse.
Industria de Financiera y Servicios
En estas industrias BPM provee soluciones que mejorar la entrega de servicios y reducir costos al automatizar procesos de negocios. Específicamente en la industria financiera BPM permite cumplir estándares comunes al integrar esos cambios en la automatización de procesos. Y reduce costos relacionados a fraudes informáticos al incorporar la administración de riesgos.
En la industria de Manufactura, algunos de los retos son el tiempo al mercado, diseño complejo de productos y personalización, distribución y ventas, y previsión de la demanda. BPM permite enfocarse en los retos derivados de procesos orientados al cliente, y también permite sincronizar la cadena de proveedores en base a la demanda.
En el sector Publico, los principales retos es la necesidad de eficiencia y transparencia en sus procesos. Y BPM provee los mecanismos para mejorar estas áreas y dar visibilidad de la optimización.
Industria de Distribución y Comercialización
En esta industria la competencia es muy alta, y el principal beneficio del BPM seria la planeación ágil de campañas y estrategias de ventas enfocadas en buscar mayor utilidad sobre los productos.
Así que los principales factores para realizar un caso de negocio para BPM serian:
La necesidad para entregar mayor valor de negocio por TI
Mayor valor sin incrementar su costo
Medir el valor de negocio
A continuación se presenta el proceso para realizar el caso de negocio para BPM:
- Evaluar el desempeño de los procesos y la madurez de la gestión de administración de procesos en términos de Alineación Estratégica, Gobierno, Métodos, Tecnologías de Información, Personas y Cultura.
- Desarrollar la solución de BPM y su plan de implementación.
- Identificar los indicadores clave sobre los beneficios y elaborar su retorno de inversión. Estos indicadores se deben plantear en términos de la Eficiencia, Visibilidad y Agilidad.
Conclusiones
En general la implementación de BPM en una organización requiere una inversión considerable y el patrocinio adecuado de la alta dirección, ya que tiene impacto en toda la organización y afecta los procesos y la cultura de trabajo.
Así que se debe realizar un caso de negocio que permita justificar adecuadamente el proyecto de implementación de BPM, detallando los beneficios directos e indirectos de su implementación, determinando el proceso de adopción y por supuesto la solución tecnológica y su alcance a detalle en la que se automatizara la gestión de procesos de negocio.
Este caso de negocio no debe realizarse a la ligera, ya que las soluciones de BPM requieren cambios organizacionales rigurosos que impactan en las personas, proveedores, clientes, procesos y tecnologías de información existentes. Y si no se determinan correctamente los objetivos de la implementación de BPM podría ser un factor crítico de fracaso de la implementación.
Otro factor crítico de la implementación, son las soluciones existentes, dado que existen muchas soluciones en el mercado y cada uno con diferentes características, ventajas y desventajas.
En conclusión ninguna organización trabaja de igual forma a otra organización, y de la misma forma la solución óptima de BPM no podría ser un producto que se solo se configura para esa organización, la solución incluirá diversos componentes específicos para la organización y su integración y orquestación será específica para cada organización. Aunque si es posible determinar beneficios generales comunes de la implementación de BPM, como la eficiencia en costos y reducción de gastos, estandarización y cumplimiento de normas externas, visibilidad y agilidad en términos de mejora y dinamismo de los procesos al automatizarlos.
Calculo de ROI para BPM (ejemplo).
La siguiente es la formula genera para calcular el ROI del BPM:
Sin embargo, es importante considerar como se obtiene el beneficio de la iniciativa año por año, para lo cual se deben considerar los siguientes factores generales:
Beneficios en términos de la Eficiencia
Algunos ejemplos podría ser tener más eficiencia los procesos se eliminan recursos (humanos, sistemas, materiales, etc.). Otro ejemplo claro seria los gastos indirectos que se eliminan como renta de oficinas, equipo de trabajo, proveedores de servicios. Otro ejemplo sobre tangibles derivados de la implementación, son la mejora en la cadena de valor y proveedores, reduciendo inventarios se eliminan gastos, reduciendo procesos se eliminan tiempos, a lo cual termina maximizando ganancias.
Beneficios en términos de la Visibilidad.
En este rubro se contempla la mitigación de riesgos y optimización de procesos como beneficios tangibles de la implementación de BPM. Mitigación al tener controlados y medidos los procesos de negocio, se identifican de manera proactiva y correctiva riesgos que generan gastos. Para estimar estos beneficios se debe consideran alguna valoración en términos del impacto y probabilidad de estos riesgos. Ejemplos: Auditorias Financieras, etc.
Beneficios en términos de la Agilidad Empresarial.
Aunque estos beneficios se consideran derivados o intangibles, es importante ponderarlos en la ecuación. Al implementar BPM es posible agilizar los procesos, agilizar la toma de decisiones estratégicas para responder al dinamismo del mercado y competencia de la industria. Y para medir los beneficios es posible analizar algunos ejemplos de la organización en términos de inversión y utilidad del lanzamiento de nuevos productos, segmentación y participación del mercado, etc.
Todos estos elementos se estiman año con año para determinar los beneficios de BPM.
En cuanto el Costo de la Iniciativa, será necesario realizar un análisis robusto sobre las herramientas, recursos, soluciones existentes, personalización, mantenimiento y costos indirectos. Otros factores importantes seria la curva de aprendizaje y adopción de la iniciativa con respecto a los cambios organizacionales que conlleva.
Diapositiva sobre ROI ejemplo:
No hay comentarios:
Publicar un comentario